A. ORIENTASI ORGANISASI KEPESANTRENAN
Di sini kita berkumpul secara formal karena lembaga ini terdaftar secara legal secara hukum kenegaraan yang diterbitkan oleh Kemenkumham. Sehingga kita yang berada di lembaga ini tidak merasa takut, was-was, dan khawatir.
Yang perlu menjadi perhatian kita semua terkait organisasi ini adalah
1. Adanya tujuan yang ingin diwujudkan di masa yang akan datang. Tujuan ini tertuang dalam pernyataan visi, misi, tujuan organisasi, RIP, dan sebagainya.
Ini adalah ciri khas organisasi formal. Semua organisasi formal pasti punya target dan tujuan yang ingin diwujudkan.
Maka ketika kita berkumpul di lembaga ini dengan semua permasalahannya, capek dan lelahnya, stres dan pusingnya akan terasa ringan jika tahu dan paham ttg tujuan yang mau diraih. Namun lebih parah lagi sudah banyak masalahnya, stressnya, pusingnya jika kita tidak tahu tujuan kita berkumpul di lembaga ini.
Apa tujuan kita berkumpul atau bekerja di lembaga ini?
Jawaban dari semua kelelahan dan capeknya kita adalah "Love it or Leave it".
2. Adanya pembagian tugas dan kerja yang tertuang dalam struktur organisasi.
Struktur organisasi itu memberikan gambaran terkait wilayah wewenang, tanggungjawab, koordinasi dan intruksi.
Dari atas ke bawah itu sifatnya instruksional atau perintah yang harus dilaksanakan. Bisa juga berupa arahan, orientasi, teguran dan koreksi.
Dari samping ke samping itu sifatnya koordinatif atau kerjasama dan konsolidasi, saling menguatkan, saling bekerjasama, saling dukung.
Dari bawah ke atas itu namanya usulan atau permohonan.
Maka orang atau organisasi di luar organisasi atau struktur ini tidak boleh ikut cawe-cawe secara langsung ke lembaga ini.
Orang luar tidak boleh langsung mengoreksi, menegur dan memperbaiki kesalahan dan kekeliruan sebuah program atau tugas.
Orang luar boleh melakukan itu semua tapi sifatnya USULAN. Usulan tersebut bisa diterima atau ditolak. Usulan itu bisa langsung diterima saat itu juga atau diterima tapi butuh waktu untuk memperbaiki, koordinasi dan pelaksanaannya karena butuh waktu yang cukup panjang dan lama.
Misal warga sekitar pondok langsung mengecek menu dapur pondok ini. Langsung datang ke dapur. Tanpa meminta ijin ke kepala dapur, maka itu salah.
3. Adanya program kerja
Setelah tugas dan kerja dibagi dalam struktur maka ada tugas dan pekerjaan yang harus ditunaikan dan dikerjakan.
Hal ini tertuang dalam TUPOKSI atau Job Deskripsi. Inilah yang menjadi landasan dari kita melaksanakan tugas dan pekerjaan kita di lembaga ini atau di organisasi manapun.
4. Kesatuan komando dan keutuhan informasi
Untuk mewujudkan kesatuan komando maka perlu program kerja tertulis, display visi misi, dan perlunya grup.
a. Grup adalah wadah koordinasi dan instruksi
b. Semua yang menjadi hal penting yg memastikan berjalannya program yang sudah kita rencanakan haruslah tertulis dan terdokumentasikan atau di display. Kenapa? Agar ada acuan bersama, ada kesepakatan bersama. Sehingga pimpinan tidak seenaknya membuat kebijakan. Dan bawahan merasa nyaman dengan tugasnya. Sebab tidak berubah-ubah di tengah jalan.
c. Dokumen penting yang harus selalu ada
1). Dokumen visi misi dan tujuan lembaga
2). Dokumen kurikulum baik pengasuh maupun tahfidz.
3). Dokumen tata tertib dan SOP serta jadwal
4). Dokumen kode etik profesi atau lembaga
5). Dokumen TUPOKSI pegawai
6). Risalah rapat
7). Dll
d. Tidak ada sistem yang benar-benar sempurna. Maka ada kalanya masih kita temui problem di sana sini. Kekurangan di sana sini. Maka untuk mengatasi ini diperlukan adanya rapat.
Rapat adalah wadah untuk merapatkan hal-hal yang renggang. Menyatukan pikiran dan rasa.
Rapat adalah wadah untuk menyepakati satu keputusan bersama yang diputuskan bersama dan tertulis serta terdokumentasi kan.
Antara satu rapat dengan rapat lainnya tidak boleh sama. Harus ada progres dan kemajuan. Dan tidak berjalan di tempat.
#catatanpenting
#luapanemosi😁
Komentar